Czy siedziba firmy to problem, który może pokrzyżować plany osobom planującym rozpocząć działalność gospodarczą? Rzeczywistość pokazuje zupełnie coś innego! Zapraszamy do lektury artykułu, w którym tłumaczymy przepisy związane z siedzibą firmy, rozwiewamy ewentualne wątpliwości i przybliżamy alternatywne rozwiązanie, jakim może być wirtualne biuro.
Siedziba firmy – co to znaczy?
Artykuł 10 rozporządzenia Rady Unii Europejskiej 282/2011 mówi o tym, że siedziba działalności gospodarczej podatnika to miejsce, w którym są wykonywane funkcje naczelnego zarządu przedsiębiorstwa. Innymi słowy, jest to miejsce, w którym można znaleźć osoby zarządzające firmą, np. właściciela jednoosobowej działalności gospodarczej. Powinny być w nim również przechowywane dokumenty związane z prowadzeniem działalności.
Jednakże w pojęcie siedziby firmy może różnić się w zależności od definiujących je norm prawnych. Na przykład podczas rejestrowania działalności na stronie Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) nie ma możliwości wskazania adresu siedziby firmy, ale zamiast tego podać należy:
- miejsce wykonywania działalności gospodarczej, czyli punktu sprzedaży lub świadczenia usług;
- adres zamieszkania;
- adresu do doręczeń.
W praktyce siedziba firma może mieścić się pod adresem zamieszkania jej właściciela. Dzieje się tak często w przypadku jednoosobowych działalności. Z wielu względów nie jest to jednak rozwiązanie komfortowe, stąd popularność zyskuje nowoczesna usługa, jaką jest wirtualne biuro – w Tychach można skorzystać z niej w Centrum Biznesowym Atrion.
Czy firma musi mieć siedzibę?
Zmieniające się realia biznesowe i rynkowe sprawiły, że stała obecność firmy pod danym fizycznym adresem w wielu przypadkach przestała być konieczna. Z duchem zmian poszły przepisy, a konkretnie tzw. “Konstytucja Biznesu”, czyli nowelizacja przepisów dotyczących działalności gospodarczej z 2018 roku.
Wspomniane przepisy umożliwiają rozdzielenie adresu siedziby oraz miejsca stałego wykonywania działalności gospodarczej. W CEIDG możliwe jest także wybranie opcji “brak stałego miejsca wykonywania działalności gospodarczej”. Kiedy miejsce prowadzenia działalności nie zostanie wskazane, wówczas adresem właściwy do rozliczeń podatkowych jest miejsce zamieszkania właściciela firmy.
Zmiana siedziby firmy – gdzie zgłosić?
W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej zmiany dokonuje się poprzez aktualizację danych w CEIDG. To właśnie tam zgłasza się zmianę siedziby firmy oraz adresu wykonywania działalności. Warto zaznaczyć, że zmiana adresu siedziby niekoniecznie wiąże się ze zmianą miejsca prowadzenia działalności – oba te adresy mogą być różne.
Jeśli przedsiębiorca przenosi siedzibę, musi pamiętać także o powiadomieniu Urzędu Skarbowego oraz ZUS. Należy to zrobić do 7 dni od zmiany. Warto wiedzieć, że zmiana siedziby firmy może mieć wpływ na przypisany Urząd Skarbowy, zwłaszcza jeśli zmiana dotyczy innego powiatu lub województwa. Przedsiębiorcy korzystający z wirtualnego biura muszą także informować dostawcę tej usługi o każdej zmianie danych rejestrowych.
Siedziba firma w wynajmowanym mieszkaniu – czy to możliwe?
Przedsiębiorcy nie muszą być właścicielami nieruchomości, aby móc prowadzić w niej działalność gospodarczą, ale muszą posiadać do niego tytuł prawny. Takim tytułem może być również umowa najmu. Ustanowienie siedziby firmy w wynajmowanym mieszkaniu wymaga jednak spełnienia pewnych warunków.
- Właściciel mieszkania musi wyrazić pisemną zgodę na prowadzenie w nim działalności gospodarczej.
- Na cele działalności nie może zostać przeznaczone więcej niż 40% mieszkania.
- Prowadzenie działalności nie może wpływać na szybsze zużycie się umeblowania lub urządzeń gospodarstwa domowego.
- Działalność nie jest uciążliwa dla sąsiadów.
Czy można prowadzić firmę w mieszkaniu rodziców?
Wiele młodych osób, które chcą rozpocząć działalność gospodarczą, a siedziba firmy nie jest im potrzebna lub przekracza ich możliwości finansowe, myśli o zarejestrowaniu działalności w rodzinnym domu. Siedziba firmy w domu rodziców to często stosowana praktyka i możliwa pod kątem przepisów.
Należy jednak wrócić do poprzedniego akapitu, w którym pisaliśmy o tytule prawnym do lokalu. Takim może być m.in. bezpłatne użyczenie części mieszkania na cel prowadzenia działalności gospodarczej, które należy złożyć w Urzędzie Skarbowym.
Warto jednak pamiętać, że siedziba firmy w domu rodziców nie jest rozwiązaniem szczególnie korzystnym.
- Po pierwsze, adres zostanie udostępniony we wszelkich rejestrach firm, a tym samym ma do niego dostęp każdy.
- Po drugie, domowy adres obniża prestiż firmy w oczach partnerów biznesowych.
- Po trzecie, warto mieć na uwadze to, czy warunki w domu sprzyjają pracy. Jeśli nie są zbyt komfortowe, warto rozważyć skorzystanie wynajmu biurka na godziny, czyli coworkingu – w Tychach biurko na godziny można wynająć w Centrum Biznesowym Atrion.
Siedziba firmy – kiedy staje się problemem?
Posiadanie stałej siedziby firmy, inaczej mówiąc biura lub zakładu, to klasyczne podejście do prowadzenia działalności gospodarczej. Wiąże się jednak z dużymi kosztami, które obejmują zakup lub wynajem lokalu, rachunki za media, finansowanie niezbędnego sprzętu. Z tego powodu jest to rozwiązanie mocno obciążające małe firmy, start-upy czy freelancerów. Ponoszone koszty mogłyby znacząco obciążać budżety firm, a nawet powodować spadek opłacalności prowadzenia biznesu.
Co to jest wirtualne biuro? Poznaj alternatywę dla siedziby firmy lub adresu doręczeń
Wirtualne biuro to usługa, która zyskuje na popularności, szczególnie wśród osób prowadzących jednoosobowe działalności gospodarcze. Jest to specyficzna forma outsourcingu obsługi biurowej, w której przedsiębiorca wynajmuje adres siedziby lub adres doręczeń (w zależności od oferty operatora), ale nie korzysta z fizycznej przestrzeni. Dzięki wirtualnemu biuru można uzyskać adres siedziby w prestiżowej lokalizacji, unikając tym samym kosztów wynajmu biura.
Korzystając z wirtualnego biura, przedsiębiorca może zarejestrować firmę pod danym adresem, a także korzystać z usług takich jak odbieranie korespondencji, a nawet możliwość wynajmu sali konferencyjnej na spotkania biznesowe. Wirtualne biuro daje dużą swobodę działania, co jest istotne, gdy siedziba firmy w domu rodziców lub wynajmowanym mieszkaniu nie jest komfortową opcją.
Czy wirtualne biuro jest legalne?
Usługi wirtualnego biura są w Polsce całkowicie legalne. W 2014 roku Naczelny Sąd Administracyjny wydał orzeczenie, w którym uznał, że firma może być zarejestrowana w wirtualnym biurze, o ile spełnione są warunki związane z rejestracją i podatkami. Przedsiębiorca odprowadza podatek dochodowy zgodnie z miejscem zamieszkania, nawet jeśli adres rejestracyjny to adres wirtualnego biura.
Wirtualne biuro – dla kogo jest atrakcyjną opcją?
Wirtualne biura to rozwiązanie, które idealnie wpisuje się w potrzeby określonych grup zawodowych. Oto, kto najczęściej korzysta z takiej usługi:
- Freelancerzy – dla wolnych strzelców, takich jak copywriterzy, graficy czy tłumacze, wirtualne biuro stanowi doskonałą alternatywę dla pracy w domu.
- Samozatrudnieni – osoby prowadzące jednoosobowe działalności mogą w ten sposób oddzielić życie prywatne od zawodowego.
- Osoby pracujące zdalnie z zagranicy – wirtualne biuro pozwala im utrzymać polski adres rejestracyjny, co jest przydatne przy formalnościach prawnych i podatkowych.
- Zagraniczne firmy wchodzące na polski rynek – dla zagranicznych przedsiębiorców, którzy chcą zaistnieć na rynku polskim, wirtualne biuro to wygodny sposób na szybkie uzyskanie adresu bez konieczności wynajmu stałej przestrzeni.
Dlaczego warto?
Siedziba firmy w domu to stosowane rozwiązanie, jednak mające swoje wady. Udostępnianie adresu domowego do publicznej wiadomości czy brak prestiżu firmy to najważniejsze z nich. Wirtualne biuro rozwiązuje te kwestie, oferując przy tym usługę prowadzenie korespondencji firmowej. Komfort, spokój, bezpieczeństwo i prestiż dla firmy to korzyści niezwykle cenne dla przedsiębiorców, freelancerów i start-upów.