Ile naprawdę kosztuje wynajem biura dla firmy? Jak policzyć całkowity koszt powierzchni biurowej?

Całkowity koszt wynajmu tradycyjnego biura może znacznie przewyższać czynsz bazowy, który podawany jest w treści ogłoszenia. W artykule podpowiadamy, ile naprawdę kosztuje wynajem biura i jak policzyć koszt powierzchni biurowej. Dowiesz się także, jak korzystną alternatywą dla wynajmu biura jest adres wirtualny, coworking lub wynajem biura Open Space.

Realne koszty wynajmu biura – co się na nie składa?

Realne koszty wynajmu tradycyjnego biura wykraczają daleko poza czynsz bazowy. Koszty, z którymi muszą liczyć się przedsiębiorcy wynajmujący biura, uwzględniliśmy w poniższej tabeli.

Składnik kosztu	Orientacyjny koszt	Co obejmuje?
Czynsz bazowy	45-160 zł/m² miesięcznie	Podstawowa stawka za wynajem powierzchni. W niektórych ofertach cena podawana jest w euro i przeliczana według aktualnego kursu
Opłaty eksploatacyjne	15-30 zł/m² miesięcznie	Utrzymanie części wspólnych, ochrona, recepcja, windy, odśnieżanie i inne koszty administracyjne
Media	10-25 zł/m² miesięcznie	Prąd, woda, ogrzewanie i klimatyzacja. Mogą być rozliczane ryczałtowo lub według zużycia
Powierzchnia wspólna	ok. 5-15% dodatkowej powierzchni	Udział w powierzchniach takich jak korytarze, toalety czy hol
Adaptacja lokalu (fit-out)	od kilkuset do ponad 1500 zł/m²	Wykończenie i dostosowanie powierzchni do potrzeb firmy
Kaucja	równowartość 2-3 miesięcy czynszu i opłat	Zabezpieczenie wymagane przez wynajmującego
Usługi i utrzymanie	zależnie od zakresu	M.in. sprzątanie, internet, serwis urządzeń i ubezpieczenie mienia

Jak policzyć koszt wynajmu biura?

W pierwszej kolejności musisz ustalić, jaka powierzchnia jest niezbędna do zapewnienia ergonomicznej przestrzeni do pracy dla Twojego zespołu. Przy klasycznym modelu należy uwzględnić około 8-10 m² dla jednego pracownika. Dodatkowo należy uwzględnić przestrzenie wspólne, takie jak kuchnia, toaleta czy sala konferencyjna.

Do czynszu bazowego należy doliczyć wszystkie wymienione w powyższej tabeli koszty. Istotną częścią kosztów utrzymania biura są też wydatki ponoszone na początku w celu adaptacji przestrzeni biurowej do pracy, m.in. aranżacja przestrzeni, zakup mebli czy sprzętu.

Alternatywy dla wynajmu tradycyjnego biura

W celu obniżenia kosztów prowadzenia działalności można można rozważyć inne rozwiązania niż wynajem tradycyjnego biura. Do korzystnych alternatyw należą:

• wynajem biura Open Space, którego koszty są niższe ze względu na wykończoną przestrzeń i uwzględnienie w cenie wspólnych przestrzeni socjalnych;
• biuro wirtualne, czyli usługa udostępnienia adresu do prowadzenia firmowej korespondencji dla przedsiębiorców, którzy pracują zdalnie lub z dojazdem do klienta i nie potrzebują przestrzeni biurowej;
• coworking, czyli wynajem biurka w otwartej przestrzeni biurowej, rozwiązanie idealne dla freelancerów is samozatrudnionych, którzy chcą rozdzielić życie zawodowe od prywatnego.

Kiedy opłaca się wynajmować biuro?

Tradycyjne biuro może okazać się nieodzownym kosztem prowadzenia działalności w sytuacji, kiedy wymaga tego organizacja pracy zespołu. Dotyczy to warunków, w których:

• zespół pracuje stacjonarnie i regularnie korzysta ze wspólnej przestrzeni;
• firma często spotyka się z klientami i kontrahentami i potrzebuje do tego własnej przestrzeni;
• firma potrzebuje własnej sali konferencyjnej, zaplecza lub przestrzeni do organizowania spotkań;
• charakter działalności wymaga fizycznej obecności pracowników w jednym miejscu;
• powierzchnia będzie intensywnie wykorzystywana, dzięki czemu koszt najmu przekłada się na realną wartość dla firmy.

W przypadku pracy zdalnej czy świadczenia usług z dojazdem do klienta wydatek na biuro jest zbędny. Stąd przedsiębiorcy prowadzący działalność o takim charakterze w zupełności mogą zadowolić się biurem wirtualnym, które pozwoli im drastycznie obniżyć miesięczny koszt, a jednocześnie skorzystać z adresu do korespondencji oraz obsługi poczty firmowej.